POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CARHAZ OPTICAL S.A.S

Identificada con Nit. 802.016.424 -9 en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario número 1377 de 2013 , los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la Empresa.

DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS.

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por CARHAZ OPTICAL S.A.S en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por CARHAZ OPTICAL S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CARHAZ OPTICAL S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CARHAZ OPTICAL S.A.S, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

III. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y FINALIDAD

Como responsable del tratamiento de datos personales, CARHAZ OPTICAL S.A.S solicitará al titular de la información de carácter personal su autorización para el tratamiento de sus datos personales en el momento de la recolección de los mismos. Los Datos Personales tales como nombres y apellidos, número de identificación, género, fecha de nacimiento, dirección de residencia, números de teléfono y celular y correo electrónico de los trabajadores y/o candidatos en procesos de selección, clientes y/o proveedores, o potenciales clientes y/o proveedores de servicios de CARHAZ OPTICAL S.A.S son utilizados para el cumplimiento del objeto social y específicamente para:

Dar cumplimiento a las obligaciones fiscales, contables y administrativas a cargo de CARHAZ OPTICAL S.A.S.

Informar y emitir comunicados de tipo corporativo a los trabajadores, proveedores y clientes de CARHAZ OPTICAL S.A.S.

Ejecutar políticas y actividades de mercadeo en relación con los productos y servicios, actuales y futuros ofertados por CARHAZ OPTICAL S.A.S.

Evaluar la calidad para realizar mejoramiento del servicio, control, soporte técnico de productos y servicios.

Remitir comunicaciones de interés para los trabajadores, proveedores y clientes de CARHAZ OPTICAL S.A.S.

Proveer información sobre los productos y servicios ofertados por CARHAZ OPTICAL S.A.S efectuar eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.

Los datos personales de nuestros empleados suministrados en la hoja de vida durante el respectivo proceso de selección y en el contrato de vinculación laboral, son utilizados para para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de recursos humanos dentro de la Compañía, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que mantiene con CARHAZ OPTICAL S.A.S., asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales, verificar referencias personales y laborales, contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.

Los datos personales de los aspirantes para procesos de selección de empleados, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de recursos humanos dentro de la empresa , para el control interno de conocimientos y habilidades personales, verificar referencias personales y laborales, contactarlo y notificarle las distintas etapas del proceso de selección.

La información contenida en la Historia Clínica son basados según la regulación especial contemplada en la Resolución 1995 de 1999 para el manejo de la Historia Clínica y demás normas que desarrollen, complementen, modifiquen o sustituyan dicha norma. La Historia Clínica se encuentra sometida a reserva legal y solo podrá ser conocida con previa y expresa autorización de cada paciente y/o quien lo represente o en los demás casos en que la Ley lo autorice.

TRATAMIENTO DE DATOS DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

La autorización para el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe realizarse bajo la facultad de los padres de familia o representantes legales del menor.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CARHAZ OPTICAL S.AS., en su condición de responsable del tratamiento.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a CARHAZ OPTICAL S.AS., en su condición de Responsable del Tratamiento.

Ser informado por CARHAZ OPTICAL S.AS. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre el tratamiento de datos personales y protección del derecho de Habeas Data, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento cuando el tratamiento de dicha información resulte excesivo o inadecuado.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Cabe recalcar que no procederá la solicitud de supresión de la información o de revocación de la autorización otorgada, cuando el titular de la información de carácter personal tenga algún deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer dicha información en la base de datos almacenada por CARHAZ OPTICAL S.A.S en cumplimiento de la normativa vigente. Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado, representante o su causahabiente, previa acreditación de tales calidades, quienes podrán acceder de forma gratuita a dicha información. Cualquier solicitud presentada por una persona que no fuese la titular de la información personal, sin acreditar la calidad de representante o apoderado, se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a lo requerido en la misma.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En esta Política se identifica como Responsable de los datos personales para la atención de consultas y reclamos en donde los titulares de la información pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales que nos han sido suministrados:

Datos de la Empresa: CARHAZ OPTICAL S.A.S

Teléfono de contacto: 3585011 – 3782827

Correo electrónico de contacto: info@novaoptica.com.co

Dirección de contacto: Cra. 49C No. 80 – 55

Ciudad: Barranquilla

PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

PERSONAL PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.

Los titulares o cualquier otra persona que haya suministrado o en un evento posterior suministre sus datos personales a CARHAZ OPTICAL S.A.S podrá efectuar solicitudes, reclamos, rectificaciones y solicitar la eliminación de la información a través de comunicación escrita dirigida a CARHAZ OPTICAL S.A.S y será atendida en nuestras instalaciones ubicadas en la Cra. 49C No. 80 – 55

Barranquilla, Atlántico y enviar correo electrónico a info@novaoptica.com.co .

Cualquier consulta, reclamo y solicitud se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Serán atendidos en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá , la cual en ningún caso podrá superar los cinco (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de Procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

VII. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD Y

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales entrarán en vigencia a partir del 01 del mes de Octubre de 2013 y la vigencia de la base de datos se establece por el mismo periodo de vigencia de la empresa.